Guía de User Types y Responsabilidades
Sistema de Inventario y Activos - FMX
Cliente: La Fortaleza | Sistema: FMX Platform | Proveedor: LOFA Group
Introducción
Este documento establece los diferentes tipos de usuarios (User Types) recomendados para el sistema FMX de La Fortaleza, definiendo claramente las responsabilidades, permisos y métricas de desempeño para cada rol.
Objetivo: Asegurar una implementación exitosa del sistema FMX con roles claramente definidos que permitan una gestión eficiente de activos e inventario.
Equipo: 4 personas con roles específicos en Assets, Inventory y Supervisión.
1. ASSETS MANAGER
Nombre en FMX: "Gerente de Activos Fijos"
ROL Y PROPÓSITO
Responsable de gestionar y mantener el control completo sobre todos los activos fijos de La Fortaleza (mobiliario, equipo, computadoras, etc.). Esta persona es el custodio principal de la propiedad física del gobierno.
Responsabilidades Diarias
A. Gestión de Activos
- Crear nuevos activos en el sistema cuando se adquieren
- Actualizar información de activos existentes (ubicación, condición, asignación)
- Asignar activos a empleados y departamentos específicos
- Registrar números de serie, etiquetas de identificación y especificaciones técnicas
- Gestionar el ciclo de vida completo del activo desde adquisición hasta disposición
B. Control de Ubicaciones
- Rastrear movimientos de activos entre edificios y localizaciones
- Documentar transferencias cuando un activo cambia de ubicación
- Actualizar sub-localizaciones (ej: SALON GABINETE, OFICINA PROPIA, etc.)
- Verificar que los activos estén en las ubicaciones correctas
C. Mantenimiento y Documentación
- Adjuntar documentos relevantes (facturas, garantías, manuales)
- Registrar números de órdenes de compra y proveedores
- Documentar el estado de cada activo (activo, decomisado, en reparación)
- Mantener fotografías de los activos cuando sea necesario
D. Reportería y Análisis
- Generar reportes de inventario de activos por edificio, categoría, o usuario
- Reportar activos faltantes o que necesiten decomiso
- Preparar informes de depreciación y valor en libros
- Análisis de utilización de activos
E. Auditorías y Cumplimiento
- Preparar documentación para auditorías internas y externas
- Conducir inventarios físicos periódicos
- Reconciliar inventario físico vs. sistema
- Documentar discrepancias y tomar acciones correctivas
Permisos en FMX
| Módulo | Permiso | Nivel |
|---|---|---|
| Assets | Read | All/Any |
| Assets | Create | Yes |
| Assets | Update | Yes |
| Assets | Delete | Yes |
| Assets | Bulk Import | Yes |
| Assets | Bulk Update | Yes |
| Inventory | Read | All (View only) |
| Reports | Organization & Personal Reports | Yes |
| Reports | Can view dashboards | Yes |
| Admin Settings | User administration | No |
Métricas de Desempeño
- Número de activos registrados vs. activos físicos (debe ser 100%)
- Tiempo de respuesta para registrar nuevos activos (meta: 24 horas)
- Precisión de ubicaciones (meta: 98%+)
- Completitud de información en registros (meta: 95%+)
2. INVENTORY MANAGER
Nombre en FMX: "Gerente de Suministros e Inventario"
ROL Y PROPÓSITO
Responsable de gestionar todos los artículos consumibles y herramientas que se utilizan en las operaciones diarias de La Fortaleza. Controla niveles de stock, reabastecimiento y distribución de suministros.
Responsabilidades Diarias
A. Gestión de Stock
- Monitorear niveles de inventario en tiempo real
- Actualizar cantidades cuando se reciben o consumen artículos
- Configurar cantidades mínimas para alertas automáticas
- Transferir inventario entre localizaciones según necesidad
- Procesar solicitudes de inventario de otros departamentos
B. Adquisiciones y Proveedores
- Gestionar relaciones con proveedores (Costco, Staples, Office Max, etc.)
- Crear órdenes de compra cuando inventario alcanza nivel mínimo
- Registrar recepción de mercancía nueva
- Verificar precios unitarios y actualizar según cambios de mercado
- Mantener información de contacto de proveedores actualizada
C. Categorización y Organización
- Clasificar artículos por tipo (Tools vs. Consumables)
- Asignar SKUs y números de parte cuando aplique
- Documentar fabricantes y especificaciones
- Mantener consistencia en nomenclatura de productos
- Organizar por ubicaciones físicas de almacenamiento
D. Control de Herramientas (Equipment Items)
- Asignar herramientas a usuarios específicos
- Rastrear préstamos de herramientas entre departamentos
- Verificar devolución de herramientas asignadas
- Documentar condición de herramientas al prestar/devolver
E. Reportería de Inventario
- Generar reportes de consumo por categoría y período
- Analizar patrones de uso para optimizar niveles de stock
- Reportar valor total de inventario disponible
- Identificar artículos de baja rotación o exceso de stock
- Crear alertas para reabastecimiento oportuno
F. Auditorías de Inventario
- Conducir conteos físicos mensuales o trimestrales
- Reconciliar diferencias entre físico y sistema
- Investigar pérdidas o discrepancias significativas
- Documentar ajustes de inventario con justificación
Permisos en FMX
| Módulo | Permiso | Nivel |
|---|---|---|
| Inventory | Read | All/Any |
| Inventory | Create | Yes |
| Inventory | Update | Yes |
| Inventory | Delete | Yes |
| Inventory | Change quantity | Yes |
| Inventory | Transfer quantity | Yes |
| Inventory | Bulk Import/Update | Yes |
| Inventory | Can access unit price | Yes |
| Inventory | Minimum quantity alerts | Yes |
| Assets | Read | All (View only) |
| Reports | Organization & Personal Reports | Yes |
| Admin Settings | User administration | No |
Métricas de Desempeño
- % de artículos que nunca llegaron a nivel mínimo (stock-outs) - Meta: 0%
- Precisión de conteos físicos vs. sistema - Meta: 98%+
- Tiempo de respuesta para solicitudes de inventario - Meta: 24 horas
- Valor de inventario obsoleto - Meta: <2% del total
3. OPERATIONS MANAGER
Nombre en FMX: "Gerente de Operaciones - Administrador"
ROL Y PROPÓSITO
Supervisar las operaciones completas de Assets e Inventory. Esta persona tiene visión holística del sistema, toma decisiones estratégicas, y es responsable de la integridad general de los datos y procesos.
Responsabilidades Diarias
A. Supervisión y Aprobación
- Revisar y aprobar solicitudes de decomiso de activos
- Autorizar transferencias significativas de activos o inventario
- Validar órdenes de compra grandes o fuera de presupuesto
- Aprobar ajustes de inventario significativos
- Supervisar el trabajo de Assets Manager e Inventory Manager
B. Análisis Estratégico
- Revisar dashboards ejecutivos diariamente
- Analizar tendencias de consumo y utilización
- Identificar oportunidades de optimización de recursos
- Recomendar políticas de adquisición y disposición
- Evaluar desempeño de proveedores
C. Gestión de Personal
- Asignar tareas específicas a Assets e Inventory Managers
- Resolver conflictos o discrepancias entre áreas
- Establecer prioridades de trabajo
- Capacitar al equipo en nuevas funcionalidades
- Evaluar desempeño del equipo
D. Reportería Ejecutiva
- Preparar informes mensuales para dirección ejecutiva
- Presentar análisis de costos y eficiencia
- Documentar cumplimiento de políticas gubernamentales
- Reportar métricas clave (KPIs) de operaciones
- Justificar inversiones en activos o inventario
E. Configuración del Sistema
- Gestionar user types y permisos
- Configurar campos personalizados según necesidades
- Establecer workflows de aprobación
- Mantener catálogos actualizados (categorías, tipos, etc.)
- Configurar integraciones con otros sistemas si aplica
F. Auditoría y Cumplimiento
- Asegurar cumplimiento con regulaciones gubernamentales
- Coordinar auditorías externas
- Implementar controles internos robustos
- Revisar logs de actividad del sistema
- Investigar irregularidades o discrepancias mayores
Permisos en FMX
| Módulo | Permiso | Nivel |
|---|---|---|
| Assets | Full Access | All/Any |
| Inventory | Full Access | All/Any |
| Work Orders | Full Access | All/Any |
| Reports | Full Access | All/Any |
| Dashboards | Full Access | Standard & Custom |
| Admin Settings | Can administer organization | Yes |
| Admin Settings | User administration | Yes |
| Admin Settings | Bulk administer | Yes |
| All Modules | Create, Read, Update, Delete | Yes |
| All Modules | Approve/Decline | Yes |
Métricas de Desempeño
- Satisfacción de stakeholders internos - Meta: 90%+
- Tiempo de resolución de discrepancias críticas - Meta: 48 horas
- Precisión general del sistema - Meta: 98%+
- Tiempo de respuesta para aprobaciones - Meta: 24 horas
- Cumplimiento de auditorías - Meta: 100%
4. EXECUTIVE VIEWER (OPCIONAL)
Nombre en FMX: "Consulta Ejecutiva"
ROL Y PROPÓSITO
Rol de solo lectura para personal ejecutivo (Gobernador, Secretarios, etc.) que necesita visibilidad del sistema sin capacidad de edición. Permite toma de decisiones informada sin riesgo de cambios accidentales.
Responsabilidades
A. Monitoreo y Supervisión
- Revisar dashboards ejecutivos periódicamente
- Consultar reportes de valor de activos e inventario
- Verificar cumplimiento de políticas
- Monitorear métricas clave de operaciones
B. Toma de Decisiones
- Usar datos para decisiones presupuestarias
- Identificar necesidades de inversión en activos
- Evaluar eficiencia operacional
- Solicitar reportes especiales al Operations Manager
Permisos en FMX
| Módulo | Permiso | Nivel |
|---|---|---|
| Assets | Read | All (View only) |
| Inventory | Read | All (View only) |
| Reports | Read | All |
| Dashboards | View | Standard dashboards |
| All Modules | Create/Update/Delete | No |
| Admin Settings | Access | No |
Métricas de Desempeño
- N/A (Rol de consulta únicamente)
Matriz de Responsabilidades Comparativa
| Actividad | Assets Manager | Inventory Manager | Operations Manager | Executive Viewer |
|---|---|---|---|---|
| Registrar nuevos activos | ✅ Primario | ❌ No | ✅ Puede | 👁️ Ver |
| Actualizar inventario | 👁️ Ver | ✅ Primario | ✅ Puede | 👁️ Ver |
| Aprobar decomiso | ❌ No | ❌ No | ✅ Primario | 👁️ Ver |
| Generar reportes | ✅ Sí | ✅ Sí | ✅ Sí | 👁️ Ver |
| Gestionar usuarios | ❌ No | ❌ No | ✅ Primario | ❌ No |
| Configurar sistema | ❌ No | ❌ No | ✅ Primario | ❌ No |
| Auditorías físicas | ✅ Ejecuta | ✅ Ejecuta | ✅ Supervisa | 👁️ Revisa |
| Órdenes de compra | 👁️ Ver | ✅ Crea | ✅ Aprueba | 👁️ Ver |
Leyenda
✅
Responsabilidad primaria
👁️
Solo visualización
❌
Sin acceso
Recomendaciones para Implementación Exitosa
1. Comunicación Clara
- Reunión inicial explicando roles y responsabilidades
- Documentación escrita entregada a cada usuario
- Ejemplos concretos de qué hacer en escenarios comunes
2. Training Personalizado
- 2 horas individuales con cada manager (Assets e Inventory)
- 1 hora con Operations Manager (enfoque en supervisión)
- 30 minutos con Executive Viewer (navegación básica)
3. Período de Transición
- Primeras 2 semanas: Operations Manager revisa todo el trabajo
- Semanas 3-4: Revisión selectiva de actividades
- Mes 2+: Operación normal con auditorías mensuales
4. Métricas y Accountability
- Establecer KPIs claros desde el inicio
- Revisiones semanales las primeras 4 semanas
- Revisiones mensuales después del primer mes
- Dashboard de métricas accesible a todo el equipo